Preventiebouwsteen 1: materiële schade
U heeft hoogstwaarschijnlijk een bedrijfspand in eigendom of u huurt een locatie, welke veelal een grote waarde vertegenwoordigt voor uw onderneming. Denk maar eens aan het bedrijfspand zelf of in het geval van huur de aangebrachte verbeteringen (huurdersbelang), maar ook de goederen en inventaris die zich bevinden op de bedrijfslocatie. Kortom al snel bezit uw onderneming een omvangrijke waarde aan materiaal. Verlies hiervan door een brand of inbraak kan daarom voor een flinke schade zorgen, u verliest immers (deels) uw werkkapitaal. Door schade treedt vaak ook inkomstenderving op. Het kan de continuïteit van uw bedrijf serieus in gevaar brengen.
Daarom – hoe kunt u de brand- en inbraakrisico’s beperken of zelfs voorkomen.
1.1 BRANDPREVENTIE
In 2019 kwamen er in totaal 3.972 claims binnen bij verzekeraars voor bedrijfsbranden. De meeste branden ontstonden in panden met een industriële functie (31%), gevolgd door kantoren (22%) en winkels (20%). De belangrijkste oorzaken van de branden in 2019 waren brandstichting, kortsluiting en menselijk handelen. Het voorgaande blijkt uit de Risicomonitor Bedrijfsbranden van het Verbond van Verzekeraars. Het Verbond publiceerde de monitor eind derde kwartaal 2020 voor het eerst en maakte hierbij gebruik van de cijfers die werden aangeleverd door aangesloten verzekeraars en Stichting Salvage, die gedupeerden namens verzekeraars helpt (Verbond van Verzekeraars , 2020).
Hieronder beschrijven wij de drie belangrijkste oorzaken van brandschade en de mogelijkheden om deze risico’s te beperken.
Brand als gevolg van
brandstichting
Een brandoorzaak vaststellen is niet altijd even makkelijk, maar naar schatting wordt 20% van de branden veroorzaakt door brandstichting. Dit meldt checklistbrand.nl.
Vandalisme is één van de belangrijkste oorzaken van brandstichting. Er is in dat geval vaak geen duidelijke relatie tussen de brandstichter en de onderneming. Het kan baldadigheid zijn, maar ook verveling of een gebrek aan normbesef.
Toch gebeurt het ook dat er heel doelbewust brand wordt gesticht, bijvoorbeeld uit wraak door een ex-werknemer, een ontevreden klant of door een concurrent.
In vergelijking met een ‘normale’ brand zorgt brand-stichting vaak voor meer schade. Daarom is een ‘Checklist Brandstichting’ opgesteld.
Door het invullen van een vragenlijst krijgt u inzicht in de risico’s en de zaken die de kans op brand-stichting vergroten. U krijgt ook tips om brand-stichting te voorkomen.
Brand als gevolg van
kortsluiting
Branden met een elektrische oorzaak komen veelvuldig voor. Hierdoor hanteren nagenoeg alle brandverzekeraars clausules, waarin strenge eisen worden vastgelegd om de kans op elektrische branden te beperken. Het niet nakomen van deze eisen kan betekenen dat er geen dekking is in het geval van een brandschade als gevolg van een elektrische oorzaak.
Het begint met organisatorische maatregelen. Dus zorg dat elektrische installaties, apparaten vrij van stof zijn, rol verlengsnoeren uit zodat deze niet gaan broeien en zo verder.
Dit is niet altijd voldoende, aangezien vaak ook een periodieke keuring wordt geëist door de ver-zekeraar. Veelal wordt een elektrakeuring voor-geschreven conform de NEN 3140 norm of de nieuwe NTTA 8220 norm.
De keuring moet minimaal iedere 5 jaar worden uitgevoerd, of voor bedrijven met een hogere elektrische belasting iedere 3 jaar.
Brand als gevolg van
menselijk handelen
Een foutje is zo gemaakt, soms onbewust of uit onwetendheid, maar het kan ook nalatigheid zijn.
Menselijk handelen speelt een grote rol bij bedrijfsbranden. Het is daarom belangrijk dat uw werknemers op de hoogte zijn van de risico’s.
Bespreek de risico’s en maatregelen en maak ze daar waar mogelijk zichtbaar door instructies.
U kunt bijvoorbeeld plekken aanwijzen die bestemd zijn om te roken. Maar andersom kunt u ook in en om u bedrijf zones instellen waar een rookverbod geldt. Of u geeft uw werknemers een training over het veilig gebruiken van de machines.
Het komt met name neer op het creëren van be-wustwording van uw werknemers ten aanzien van de brandrisico’s in uw onderneming.
Besteed dus aandacht aan het voorkomen van de risico’s.
1.2 En wat als er toch een brand(je) ontstaat?
Uiteraard is voorkomen beter dan genezen, maar als ondanks de preventie toch een brand(je) uitbreekt, dan zijn er altijd nog maatregelen die u kunt nemen om de schade te beperken. Denk aan brandblusmiddelen zoals een brandblusser, brandslang, blusdeken, sprinklerinstallatie, maar ook aan het plaatsen van rookmelders, brandalarm etc. Vergeet ook niet om een vluchtplan te maken, waarvan uw personeel op de hoogte is.
Welke van de hierboven benoemde preventiemaatregelen nodig zijn, varieert sterk per bedrijf. In de ene situatie, zoals een kantoor volstaat een brandblusser met een inhoud van 6L, terwijl in een andere situatie een complete sprinklerinstallatie nodig is met doormelding naar de brandweer. Het is daarom belangrijk om goed na te gaan welke maatregelen passend zijn voor uw bedrijf.
Vergeet ook niet om de voorwaarden en clausules van uw brandpolis(sen) te doorlopen om te kijken welke eisen de verzekeraar stelt. Zorg er ook voor dat de brandpreventie periodiek wordt gecontroleerd. Uw brandblusmiddelen kunt u bijvoorbeeld laten controleren door een REOB gecertificeerd bedrijf. REOB staat voor Regeling Erkenning Onder-houd Blusmiddelen. Hierbij is de basisregel dat de blusmiddelen één keer in de twee jaar worden gecontroleerd. Want mocht er onverhoopt brand ontstaan dan is het wel zo fijn dat de brand ook daadwerkelijk in de kiem kan worden gesmoord.
Preventiebouwsteen 2: INBRAAKSCHADE
Volgens het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid (het CCV) krijgt 40% van de bedrijven vroeg of laat te maken met een inbraak . Dit is niet gek want uit cijfers van het CBS blijkt dat in 2019 ruim 14.000 geregistreerde inbraken hebben plaatsgevonden bij winkels en bedrijven. In actie komen om de inbraakrisico’s te beperken is daarom van groot belang. Maar wat kunt u doen?
2.1 Verbeterde Risico Klasse Indeling (VRKI)
Het CCV beheert de meeste regelingen op het gebied van inbraakpreventie. Eén van deze regelingen is de ‘Verbeterde Risico Klasse Indeling’ (VRKI). Het Verbond van Verzekeraars stimuleert (aangesloten) verzekeraars om hier gebruik van te maken bij het vaststellen van de eisen ten aanzien van inbraakpreventie. Over het algemeen genomen stellen daarom de meeste verzekeraars in hun voorwaarden en/of clausules dat voldaan moet worden aan de regeling VRKI.
Let op: verzekeraars zijn niet verplicht om deze VRKI-regeling te volgen. Elke verzekeraar is vrij om eigen eisen te formuleren. De exacte eisen die worden gesteld zijn altijd terug te vinden in de voorwaarden en/of clausule(s).
Voor een uitgebreid overzicht van de soorten beveiligingsmaatregelen, verwijzen wij u graag naar de VRKI-Kaart en VRKI-regeling
Wat is de VRKI eigenlijk?
Met behulp van de VRKI kan het inbraakrisico van uw bedrijfspand worden vastgesteld. Met andere woorden op basis van de attractiviteit en de waarde van uw goederen en inventaris en onder welke omstandigheden deze aanwezig zijn (eigen gebruik, winkel/showroom of in een magazijn) wordt de inbraakgevoeligheid van uw bedrijf bepaald. Hieruit volgt vervolgens een risicoklasse, op basis waarvan wordt bepaald welke preventiemaatregelen nodig zijn om het inbraakrisico te beperken.
Hierbij is wel het uitgangspunt dat niet te zware maatregelen worden getroffen, maar ook niet te licht. De kosten moet immers beheersbaar blijven.
De VRKI maakt onderscheidt tussen beveiligingsmaatregelen. Deze kunnen worden onderverdeeld in drie hoofd aandachtgebieden:
Organisatorische maatregelen;
Bouwkundige maatregelen;
Elektronische maatregelen.
Organisatorische maatregelen
Het CCV meldt dat ruim 80% van de inbraken wordt gepleegd door gelegenheidsdieven. Ze maken gebruik van allerlei losliggende opstapjes (pallets of containers), een openstaand raam of deur etc.
Het voorkomen van inbraken begint daarom bij het eigen gedrag. Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor het sluiten van ramen en deuren, maar ook over het verwijderen van opstapjes en het vastzetten van containers. Denk ook aan een training of instructie in het gebruik van het alarm.
Organisatorische maatregelen vormen bij uitstek de basis voor iedere inbraakpreventie, als is het maar omdat de meeste verzekeraars uitsluitend dekking bieden als er sprake is van braaksporen. Een open raam of deur kan dus betekenen dat er geen dekking is!
Als directie heeft u hierin een voorbeeldfunctie.
Bouwkundige maatregelen
Met bouwkundige maatregelen wordt vaak tijdens de bouw van een pand al grotendeels rekening gehouden.
Denk aan SKG-goedgekeurd hang- en sluitwerk, een hekwerk met misschien zelfs prikkeldraad, rolluiken, anti-rampanelen, veiligheidsglas en aan compartimentering.
Welke bouwkundige beveiligingsmaatregelen in uw pand noodzakelijk zijn, is afhankelijk van het inbraakrisico. Soms is bijvoorbeeld een inbraak-werendheid van 3 minuten voldoende, maar in een ander geval kan een veel langere tijd geëist worden of wenselijk zijn.
Technische maatregelen
Bij technische maatregelen kunt u onder andere denken aan het plaatsen van een inbraakalarm en camera’s.
De mogelijkheden zijn zeer uiteenlopend: van een melding op uw telefoon tot de doorschakeling naar een particuliere alarmcentrale (PAC), welke op haar beurt ook nog opvolging kan doorgeven aan een particulier beveiligingsbedrijf of de politie.
Het alarm aanvullend uitrusten met sensoren die trilling detecteren en dat vervolgens een rook-gordijn activeert kan tegenwoordig ook.
Er is dus erg veel mogelijk op het gebied van technische maatregelen. Maar ook hier geldt dat elk bedrijf vraagt om maatregelen, die passen bij de onderneming.
2.2 Inbraakpreventie helemaal op orde (hebben)? Neem contact met ons op!
Wilt u er zeker van zijn dat u voldoet aan de eisen? Laat u zich dan adviseren door een gecertificeerd VEB- of BORG beveiligingsbedrijf. Zij adviseren namelijk conform de VKRI en het beveiligingsadvies zal volledig op maat zijn afgestemd op uw bedrijfssituatie.
Verzekeraars hechten grote waarde aan gecertificeerde VEB- of BORG beveiligingsbedrijven. In de voorwaarden stellen zij vaak dat de vereiste beveiligingsmaatregelen moeten worden aangelegd door een VEB- of BORG beveiligingsbedrijf, en tevens ook periodiek moeten worden onderhouden en gecontroleerd. Ga dus goed na welke voorwaarden van toepassing zijn op uw polissen!
Neem gerust contact met ons op voor uitgebreide informatie. Wij kunnen namelijk voor u bekijken welke preventie-eisen van toepassing zijn op uw polissen. Vervolgens kunt u met deze informatie een gecertificeerde VEB- of BORG beveiligingsbedrijf inschakelen.
Preventiebouwsteen 3: FINANCIËLE SCHADE
Ook gebeurtenissen die leiden tot financiële schade kunnen worden voorkomen, of op zijn minst worden beperkt. Aanspraken van derden kunnen uw onderneming in grote financiële problemen brengen. Waar materiële schade veelal direct zichtbaar is, is dat bij financiële schade niet altijd op voorhand het geval. Contractuele en wettelijke (buiten contractuele) aansprakelijkheden zijn soms ongrijpbaar.
Op papier lijken het verplichte nummers, maar wat als er door een (materiële) schade een aansprakelijkheidsstelling volgt voor het niet kunnen leveren van de afgesproken goederen of diensten waardoor de ander schade leidt? Vooraf alert zijn is hier het motto. Zorg op voorhand dat helder is wat partijen van elkaar verwachten, zorg dat juridisch en operationeel ook de juiste maatregelen genomen worden zodat de samenwerking commercieel werkbaar blijft, maar bij een incident de juiste maatregelen ook toegepast kunnen worden.
Aansprakelijkheidsstelling en juridische conflicten
Vaak gaan we vol goede moed een commerciële relatie aan met een afnemer of leverancier. We denken allemaal dat we hetzelfde bedoelen met hetgeen afgesproken wordt. Maar dan gaat het mis en ontstaat er ruis over rollen en verantwoordelijkheden. Daarom is het belangrijk om vooraf goed af te stemmen welke contractuele afspraken er zijn en deze ook vast te leggen.
Hoe ver reikt de aansprakelijkheid van een partij? Welke voor-waarden zijn van toepassing? Maar vooral ook, hoe verklaar je de voorwaarden van toepassing? Hiervoor dienen ze op papier te zijn overhandigd of in pdf zijn verzonden.
Maar wat als de andere partij ook voorwaarden hanteert? Dan dient u de voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk van de hand te wijzen. Uit vaste rechtspraak blijkt dat het vaak niet voldoende is om in de eigen algemene voorwaarden of andere correspondentie (offertes e.d.) een standaardtekst op te nemen waarin de voor-waarden van de ander ‘al dan niet uitdrukkelijk van de hand worden gewezen’. Wie in een eventuele procedure door de rechter in het gelijk wordt gesteld hangt dan sterk af van de omstandigheden.
Juridisch is dit als volgt verwoord:
Artikel 6:225 lid 3 BW: “Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toe-passelijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen”.
U dient de andere partij daarom expliciet duidelijk te maken dat de overeenkomst pas tot stand komt als niet zijn, maar uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit moet u doen op een zodanige manier dat het de andere partij niet kan ontgaan, bijvoorbeeld door dit in de correspondentie met de andere partij duidelijk te benoem-en en uw eigen voorwaarden mee te sturen. Vaak zullen partijen zich echter niet bewust zijn van het feit dat zij beiden naar hun algemene voorwaarden verwijzen. Zij zullen de toepasselijkheid van de andere algemene voorwaarden dan ook niet uitdrukkelijk afwijzen.
Welke algemene voorwaarden zijn dan van toepassing? In dat geval zullen de algemene voorwaarden van toepassing zijn van de partij die zijn algemene voorwaarden als eerste heeft aangeboden. Deze regel wordt ook wel de ‘first shot-rule’ genoemd en is alleen van toepassing tussen Nederlandse contractspartijen. Het is dan ook van belang om zo snel mogelijk naar uw algemene voorwaarden te verwijzen.
Cybercriminaliteit
Volgens het CBS komt cybercriminaliteit in Nederland meer voor dan fietsendiefstal! Verzekeraar Hiscox ziet dat 60% van het kleine en middelgroot bedrijf binnen een half jaar na een cyberaanval de deuren moet sluiten. Niet alleen cybercrime, maar cyberrisico’s in totaliteit, vormen op dit moment een groot risico voor elk bedrijf. Mede door Corona en de voortdurende slagen die worden gemaakt op het gebied van digitalisering, nemen cyberrisico’s automatisch een steeds prominentere rol in.
Hackers hebben het voortdurend op persoonsgegevens gemunt, maar ook op specifieke kennis binnen bedrijven. En in de krant lezen we ook allemaal het stilleggen van organisaties en instanties, waarbij tegen het betalen van losgeld de organisatie weer verder kan. Cyber security is daarom een steeds essentiëler onderdeel van de eigen bedrijfsvoering.
Cyber security begint bij uzelf, het management. Zet het prominent op de agenda en stuur uw personeel frequent aan. Bewustwording staat aan de basis van goed risicomanagement. Het hebben van de juiste (technische) processen is niets waard als mensen geen gebruik maken van de mogelijkheden.
Elke menselijke fout kan de deur openzetten voor malware die infiltreert in de systemen en data van de organisatie. Twee factor authenticatie en regelmatige cyber (awareness) trainingen zijn een basis voor een veiligere online omgeving naast het logischerwijs up-to-date houden van alle systemen met regelmatige updates.
Enkele eenvoudige aandachtspunten op een rij:
• 2-factor authenticatie;
• Regelmatig trainingen over cyber veiligheid;
• Wees kritisch op de toegankelijkheid van de data. Is het nodig dat iedere medewerker overal bij kan?
• Monitor de dagelijkse operatie continu;
• Maak slimme back-ups;
• Hack uzelf;
• Stel uzelf de vraag of alle bedrijfsprocessen wel online moeten? Of is een niet-digitale oplossing ook goed?
Preventiebouwsteen 4: PERSONELE SCHADE
Gezonde, energieke en gemotiveerde werknemers zijn het belangrijkste kapitaal van uw bedrijf. Investeren in werknemers zorgt voor minder verzuim, meer betrokkenheid en een beter bedrijfsresultaat. Hoe zorgt u ervoor dat uw personeel voor uw onderneming behouden blijft?
De komende decennia zal de uitstroom van oudere medewerkers toenemen en de instroom van jonge medewerkers afnemen. Kennis en expertise verdwijnen uit uw organisatie, terwijl dit onvoldoende wordt aangevuld. Goed personeel wordt schaars. Het is dan ook van essentieel belang om uw personeel gezond en gemotiveerd aan de slag te houden. ‘Duurzame inzetbaarheid’ speelt hier op in.
Naast het belang van het behoud van goed personeel, spelen ook de kosten van zieke medewerkers een rol. Een zieke werknemer kost u gemiddeld 250 tot wel 300 euro per dag. U krijgt te maken met directe kosten en indirecte kosten. Denk bij directe kosten aan de verplichte doorbetaling van het loon (70 tot 100%), kosten voor arbodienstverlening en hogere UWV premies. Indirecte kosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor vervangend personeel of verlies van productie of dienstverlening. Alleen al in directe kosten kan een arbeidsongeschikte werknemer tot € 200.000,- aan lasten opleveren.
Duurzame inzetbaarheid van personeel
Met de juiste aandacht zorgt u voor gemotiveerde werknemers en voorkomt u uitval. Hier is een belangrijke taak weggelegd voor de gehele organisatie. Dit is een gezamenlijk belang van de werkgever en de werknemers. Door te werken aan duurzame inzetbaarheid presteert uw onderneming beter en houdt u de kosten in de hand. Het stimuleren van duurzame inzetbaarheid draagt daarmee bij aan de bedrijfscontinuïteit van uw bedrijf. Gespecialiseerde partners kunnen u hierbij helpen met een plan van aanpak dat specifiek wordt afgestemd op uw organisatie en de samenstelling van uw personeel.
Op welke onderdelen kan Duurzame Inzetbaarheid worden ingezet?
1. Mentale gezondheid: burn-out en stress
2. Fysieke gezondheid
3. Competenties
Op bovenstaande onderdelen kunt u zelf al veel beleid maken. Hieronder enkele aandachtspunten waarop u als werkgever invloed heeft:
Succesfactoren
Enthousiaste kartrekker(s) met zakelijke motieven
Samenhang creëren
Begin klein, eindig groot
Praten met de doelgroep
Kijk niet naar leeftijd, maar naar functieduur, soort werk en werk- en leefstijl
Faalfactoren
Het ‘P&O-feestje’: worden ideeën vanuit P&O wel gedragen door het personeel?
Overschatting van effect levensfasebewustbeleid: niet alle oudere werknemers zijn gelijk
Te weinig ‘sense of urgency’: neem actie voordat het te laat is
Wachten op externe afhankelijkheden
Aanvullende mogelijkheden om uw (oudere) werknemers te behouden
U kunt oudere werknemers ook op een positieve manier verbonden houden met de onderneming door hen mogelijkheden te bieden op het gebied van deeltijd, vroegpensioen, demotie (het aanpassen van de functie aan de competenties en wensen van de medewerker) en het doorwerken na de AOW-datum. Zo vermijdt u uitval en houdt u werk-nemers met waardevolle kennis langer verbonden aan uw organisatie.
Bridge begeleidt u graag bij uw personele vraagstukken. Wij doen dit in samenwerking met onze partner op het vlak van verzuim en duurzame inzetbaarheid, Merces Custodio.
Meer weten? Neemt u dan contact op met Bridge via 085-7600 700 of info@bridge-economy.nl.